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上期内容我们介绍了几个制作老板喜欢的表格的方法,那今天再来带大家一起了解一下数据对比的小技巧吧~
如图所示,工作中我们经常会遇到数据核对的问题,例如销售部做的“分表”怎么都与财务部统计的“总表”数据对不上!
这时,面对上千条数据,我们是否需要一条一条去排除核对呢?
当然不需要!
我们只需要在空白处输入一个公式即可:
=COUNTIF($P$15:$P$30,L15)
这个公式的主要目的就是:在指定的区域中,查找某一项数据是否存在,并标明存在的次数!
如图为例,我们现在要核查的是:“分表”较“总表”中缺少的那两条信息分别是什么?
那么,我们是不是就可以借用这个公式,将“分表”视为指定区域,再挨个以“总表”中的每一条数据对其进行筛选查找?如果该数据在“分表”中出现过一次,则视为正常;若是出现了一次以上或从未出现,那么这条数据就是我们要找出的问题数据了!对吧?
所以,这个公式我们要写在“总表”后面的空白处,且与“总表”中的各项数据相对应,这样是为了方便我们对各项数据的结果进行判断(即下图中,公式为何要标注于“总表”第一项数据“小乔”后方的空白处的原因)
说完原理,我们再来聊一下这个公式吧!wps下一页如何增加_wps下一页增加的方法
如果将公式翻译成语言的话,即为:
=countif(指定区域,单项数据)
也就是说,在上述公式=COUNTIF($P$15:$P$30,L15)中,$P$15:$P$30是指指定区域,即例图“分表”中的姓名数据列坐标(其坐标原型为:P15:P30,$符号为锁定符号,为了避免该列坐标会因公式填充而发生变化,我们必须使用$符号将其固定才行。在输入完列坐标后,我们可以将鼠标光标置于坐标之上,再按下F4键即可一键锁定);而公式中的L15则代表着“总表”中姓名首行的“小乔”数据。
所以,=countif(,)为公式的固定格式,而位于逗号前后的两条数据:$P$15:$P$30与L15则是需要我们根据自己的表格情况来灵活编辑的内容(但是!要切记,$符号是必须要添加的)
公式编辑完成,按下回车键即可得出结果;
其结果所得出的数字则为该数据在指定区域中出现的次数。
所以,当我们将公式下拉填充完毕以后,接着要做的就是将非1的结果标注出不同颜色来,以便快速识别(因例图中的结果非0即1,所以,下面我将以结果为0的数据为例,将其标出。)
首先,选中全部公式结果,再点击“开始”项中的“条件格式”,于下拉项中选择“突出显示单元格规则”,接着选择“等于”
然后再在弹出的小窗口中,将默认数值“0.5”修改为0,“设置为”选择“自定义格式”,再在弹出的侧窗口中选择“图案”,于其中选择一个醒目的颜色即可。
这样,我们的错误数据就会变得一目了然啦~
怎么样?今天的内容是不是简单又实用呢?你学会了么?
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